Afsprakensysteem voor ambassades en consulaten wereldwijd
Een ministerie met een wereldwijd netwerk van ambassades en consulaten voert een nieuw afsprakensysteem in voor de consulaire dienstverlening op ruim honderd posten. Staterra voert namens de softwarepartner de projectleiding van de implementatie.
- Opdrachtgever
- Ministerie met een wereldwijd netwerk van posten
- Oplossing
- Afsprakenplatform van een gespecialiseerde softwarepartner
- Rol Staterra
- Projectleiding implementatie, namens de softwarepartner
- Omvang
- Ruim honderd ambassades en consulaten
- Looptijd
- Gestart in 2026; gefaseerde uitrol in 2027
De opgave
Wie een paspoort of ander consulair document nodig heeft, maakt een afspraak bij een ambassade of consulaat. Het ministerie wil daarvoor één systeem voor alle posten wereldwijd. Dat is minder eenvoudig dan het klinkt. Posten verschillen sterk in drukte, diensten en openingstijden. Tijdsloten moeten beschermd zijn tegen misbruik. En de overstap moet verlopen zonder dat burgers er last van hebben.
Wie doet wat
Bepaalt doelen en kaders, neemt de besluiten en houdt de regie.
Levert het afsprakenplatform, richt het in en verzorgt de techniek.
Stelt het plan van aanpak op en stuurt de implementatie aan leverancierszijde: inrichting, testen en acceptatie, training en uitrol. Altijd in afstemming met de projectleider van het ministerie.
Staterra werkt in dit traject aan de kant van de leverancier. Toetssteen blijft wat de organisatie nodig heeft: opleveringen die vooraf toetsbaar zijn en regie die bij de organisatie blijft.
De oplossing
Eén platform voor alle posten, ingericht in plaats van gebouwd. Elke post richt binnen centrale kaders de eigen agenda’s, diensten en openingstijden in. De voorkant draait in de rijkshuisstijl, onder een eigen overheidsdomein. Zo blijft de regie bij het ministerie en ervaart de burger één doorlopende dienstverlening.
Onze aanpak
Een uitrol over meer dan honderd locaties vraagt om één standaard met ruimte voor lokale verschillen. Daarom werken we in vier stappen.
- 1Eén standaard
Eén inrichting voor alle posten, eerst uitgewerkt bij een referentiepost.
- 2Toetsbaar opleveren
Elke oplevering wordt getest en geaccepteerd aan de hand van vooraf vastgestelde eisen.
- 3Gefaseerd uitrollen
Posten gaan per groep live, elk pas als ze er klaar voor zijn.
- 4Overdragen
Functioneel beheerders en trainers van het ministerie worden opgeleid, aangevuld met e-learning, zodat de eigen organisatie het daarna zelf kan.
Stand van zaken
Bijgewerkt op 18 oktober 2026. Toekomstige stappen zijn planning.
- Najaar 2026 AfgerondStart en plan van aanpak
- Nu LopendInrichting en testen
- 2027 PlanningGefaseerde uitrol naar alle posten
Een vergelijkbare opgave?
Eén systeem voor veel locaties, met ruimte voor lokale verschillen. We bespreken graag wat uw organisatie nodig heeft.
Bespreek een vergelijkbare opgave